Logiciel de réservation en ligne pour gîtes et chambres.
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Information et réservation en ligne:
Le locataire voit en temps réel sur Internet les disponibilités. Des fenêtres « info » lui rappellent le descriptif de la location. D'un coup d'œil, il visualise l'agenda d'occupation de la (ou des) location(s) et ne doit pas attendre la réponse du loueur. Il peut éventuellement ajuster ses dates ou le choix du logement en fonction des disponibilités. La prix s'affiche à l'écran, le calcul tient compte des différents tarifs selon les périodes et des suppléments, des options proposées (multi-critères) et même des promos, cheques cadeaux et rabais réservation rapide ou dernières minutes. - Le Locataire réserve en ligne, le loueur est averti. - Le Locataire ne souhaite pas réserver de suite, un devis est imprimé. - Le Locataire garde la possibilité de réserver par un autre moyen (courrier, téléphone etc.) Traitement de la réservation en ligne: A la réception d'une demande de réservation en ligne, le loueur est averti (texto, SMS ou email + message à l'écran du PC dès la prochaine connexion). La liste des demandes non traitée apparait sur la première page du logiciel de réservation. Le loueur peut en 2 clics valider la réservation ou la supprimer (moddification possible). le loueur encode la réservation. Il ne perd pas son temps, les demandes sont filtrées (pas de doublons) et le prix est calculé automatiquement. Pour les commandes reçues par courrier ou par téléphone, Le loueur encode les coordonnées du client, les dates de réservations et les éléments influant le calcul du prix. Un clic plus tard, la nouvelle réservation est affichée sur Internet (sous forme « en attente » si elle n'a pas encore été validée, d' « option » si les arrhes ne sont pas encore payés, « Réservation » si le solde n'est pas encore payé, « Location » si tout est payé). Suivi de la réservatiuon: A la validation par le propriétaire, la confirmation et le contrat de location sont générés automatiquement et expédiés au locataire par mail. Si aucun e-mail n'a été enregistré, le propriétaire imprime le contrat et l'expédie par la poste. Le logiciel vérifié en permanence les échéances, il vous propose d'envoyer un rappel automatique si le paiement du solde est en retard. Un écran vous permet d'encoder les paiements reçus. Les contrats et les rappels de paiement contiennent un lien pour le payement en ligne sécurisé PayPal (CB, VISA, MASTERCARD etc..). Selon la date d'arrivée, les paiements suivants sont demandés: - Moins de 30 jours avant l'arrivée: paiement intégral. - Plus de 30 jours avant l'arrivée: ahres de 30% (taux modifiable). - Plus de 90 jours avant l'arrivée, le locataire peut payer par mensualités. Option lien vers l'assurance annulation AGF (courtier ADAR). Avantages pour le locataire: Des fenêtres « info » lui rappellent le descriptif de la location Enregistrement en ligne de la réservation (statut, demande non traitée) Paiement en ligne intégré (PayPal Visa CB MasterCard) - Paiement des arrhes si location dans plus de 30 jours. - Paiement intégral si location dans moins de 30 jours. - Option paiement par mensualisation si plus de 90 jours. L'agenda des réservations: Sur cette page, s'affiche planning des réservations pour le mois en cours, le visiteur peut se déplacer de mois en mois en cliquant sur les flêches. En cliquant sur info une fenêtre s'ouvre et présente la location. Il rempli le bas du formulaire (date arrivée et date de départ, composition du ménage) et le prix se calcule automatiquement en tenant compte des périodes, suppléments, promo etc Le devis: Le logiciel calcule le prix de la location en tenant compte de tous les paramètres et de toutes les options. Le locataire peut imprimer le devis, demander pour le recevoir par mail ou cliquer sur réserver. La réservation: Si le visiteur est identifier par son adresse e-mail et qu'il a un mot de passe (déjà commandé par Internet). Le mot de passe est demandé. S'il a déjà reservé, son adresse e-mail est déjà connue, on lui demande de choisir un mot de passe. S'il n'est pas reconnu, ont lui demande ses coordonnées. Mot de passe oublé, un nouveau mot de passe est généré et envoyé par e-mail Tous les champs doivent être remplis. Exception faite pour Téléphone et Mobile ou 1 des deux champs est suffisant. La cohérence de l'adresse e-mail est vérifiée. La demande de réservation s'affiche et le locataire peut demander une proposition d'assurance annulation et confirmer sa demande. La demande s'enregistre sous le statut "EN ATTENTE D'ACCEPTATION PAR LE LOUEUR". Le client a la possibilité de payé en ligne. Un mail de confirmation de réception de la demande est envoyé au locataire et au propriétaire. Ce mail ne constitue pas un contrat de location, il signale la réception de la demande qui sera traitée par le propriétaire. Si le client a demandé une assurance annulation, les données sont transmises sur le serveur d'ADAR, courtier AGF. C'est le serveur de ce dernier qui génère un mail pour la commande en ligne de l'assurance. |
Administration des demandes:
L'espace d'administration est protégé par un nom d'utilisateur et un mot de passe. Après validation, le tableau principal de commande s'affiche: Il vous permet de visualiser l'ensemble de vos locations: Visuel des réservations : - Liste des clients en retard de paiement (arrhes non payés ou solde en retard). En cliquant sur le signal de danger, vous êtes diriger vers la page des rappels de paiements et d'enregistrement des paiements reçus. - Liste des nouvelles demandes non traitées (choix: Valider, supprimer ou visualiser). - Liste de l'ensemble des réservations mois par mois. Légendes: Vert = Location libre, Gris = Demande en ligne non traitée par le propriétaire, Jaune = Option (Location dont les arrhes n'ont pas encore été payés), Orange = Réservation (Location dont le solde n'a pas encore été payé), Rouge = Location ou logement fermé. Liste des contrats pour une période déterminée. D'un coup d'œil, vous visualisez l'ensemble des contrats pour toutes les locations, classés par date d'arrivée. Ce tableau est aussi disponible par client ou par logement. il permet également l'affichage du contrat et de la correspondance. Un logo indique un souci de paiement, soit que les arrhes n'ont pas été payés ou que le locataire arrive dans moins de 30 jours et n'a pas payé le solde. Liste des logements. Liste des logements du propriétaire. Chaque ligne d'information est terminée par les boutons suivants: Consulter les réservations pour ce logement - Modifier la fiche du logement - Consulter et éditer un tarif - Supprimer ce logement Sous la liste des clients, un bouton de commande vous permet d'ajouter un logement Liste des clients. Liste de vos clients et prospects: En cliquant sur le titre des champs, vous modifiez l'ordre d'affichage des clients selon le critère choisi. Chaque ligne d'information est terminée par les boutons suivants: Consulter les réservations du client - Ajouter une réservation de ce client - Éditer la fiche client - Supprimer ce client Sous la liste des clients, un bouton de commande vous permet d'ajouter un client. Encodage d'un client Avant d'enregistrer une réseervation, vous devez en premier lieu, créer un compte client: cliquez sur « Créer une nouvelle fiche client » Complétez la fiche client (si certaines indications manquent, vous pouvez y revenir par la suite). Quelques conseils: Introduisez et vérifiez l'adresse e-mail de votre client, c'est cette donnée qui vous permet d'envoyer les documents (réservation et demandes de paiement) au client. Les indications relatives à la composition du ménage sont utilisées pour le calcul des prestations, elles peuvent être modifiées à l'encodage de la réservation. Ajouter une réservation de ce client Revenez à la liste des clients et cliquez sur le bouton « + » situé sur la ligne du client sélectionné Les indications concernant les heures et transports d'arrivée et de départ sont indicatives et utilisées lorsque le propriétaire doit organiser lui-même la navette entre l'aéroport ou la gare et les locations. Les indications des heures d'arrivée et de départ sont des informations très utiles pour assurer le planning des nettoyages en fin de séjour. Le statut comporte des choix suivants: Option, Réservation, Location. Dès que les arrhes sont payés le statut passe automatiquement de Option à Réservation Dès le paiement du solde, le statut passe sur Location. La case « montant déjà payé », vous permet de reporter les montants déjà payés ou les avoirs de réservations précédentes. Après validation, le logiciel calcule automatiquement le montant total de la location selon les différents tarifs. Il calcule le montant des arrhes selon la date de location. Il génère la confirmation de la demande de location qui est expédiée au client par mail. Ajouter une réservation de ce client La confirmation de commande ainsi que les rappels contienent des liens pour le paiement en ligne par carte VISA Eurocard Aurore etc.. Les options de paiement suivantes sont proposées: Si la prise de location est à – de 30 jours: Paiement du total de la location Si la prise de location est à + de 30 jours: Paiement des arrhes de 30% du total de la location Si la prise de location est à + de 90 jours: Paiement des arrhes de 30% du total de la location Ou paiement par mensualisation Il est important de mentionner l'adresse e-mail de contact dans la fiche client, si ce n'est pas le cas, un message vous signale que vous devez imprimer la confirmation et l'adresser par la poste au locataire ! Tarifs et calcul des prix. Il vous est loisible de créer un nombre illimité de tarifs. Les tarifs peuvent s'appliquer à un logement ou à un ensemble de logements. Installation et adaptations: Conçu principalement pour les locations de gîtes ruraux et de chambres d'hôtes, ce logiciel peut s'adapter à toutes les autres locations: location de matériel, locations de véhicules réservation de salles de sport ou hôtels. Hébergé sur les serveurs de Media-2001, il s'intègre parfaitement dans tout site Internet existant. L'hébergement peut contenir aussi le site vitrine et des vidéos. |
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Pour nos applications marchandes aussi, nous maîtrisisons chaque ligne de code. Nous sommes en mesure de réaliser économiquement toute adaptation en fonction de votre activité et de vos besoins spécifiques. |
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